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如何利用系統進行到期提醒，例如合約到期提醒？
如果您需要利用系統進行到期提醒，例如：當合約到期時，希望系統可以發送提醒，請您參考以下步驟進行設定：
新增知識類型
首先，先新增一個知識類型。點選【管理＞知識類型＞新增知識類型】。
輸入知識類型的名稱，並點選下方的「新增」，新增欄位。
＊欄位名稱需輸入「英文或數字」，按下確認後，可以再修改其顯示名稱。
新增完欄位後，可以輸入「欄位描述」，新增文件時，描述會出現在欄位下方，提示同仁該欄位該填寫的內容。接著，選擇「欄位介面」，系統提供多種介面如：文字方塊、單選按鈕、日期與時間方塊等等。
以下以合約提醒做範例，建議大家要設定一個「日期」欄位介面、「通知」欄位介面、「選擇成員」欄位介面。
您可以新增一個「合約到期日」欄位，並將介面選擇為「日期格式文字方塊」，也可以勾選是否為必填欄位。
新增一個提醒者的欄位，舉例來說，如果合約到期時要提醒業務，可以新增一個業務欄位，並選擇「選擇成員」欄位介面，如此一來，在新增文件時，就可以選擇要提醒的成員。
新增一個通知欄位，舉例來說，可以新增一個「單選按鈕」的欄位介面，來選擇此份合約需不需要提醒。輸入按鈕名稱後，點選「加入」，選項會跑至下方的框框中，點選任一選項後，點擊「預設值」，如此一來，在新增文件時，該欄位會自動顯示預設值。
欄位都新增完成後，點選右下方「存檔」即完成知識類型的新增。
新增文件提醒
接著，為該知識類型設定文件提醒。點擊【管理＞知識類型＞文件提醒管理】，並點擊右上方「新增」。
選擇欲設定提醒的知識類型，選擇完畢，下方會自動跳出相對應的資訊。剛剛設定為「單選按鈕」的欄位，會出現在「提醒條件對應知識類型欄位」中；而設定為「日期」的欄位，會出現在「提醒時間對應知識類型欄位」。
提醒模式可以選擇「前、後、立即」，選擇「前或後」，可以指定天數。
＊提醒信會在「整點」時寄送。
設定重複的頻率。如果選擇「無」，則只會提醒一次；如果要重複提醒，可以選擇「每天、每週、每月」，或是選擇「幾天後」，自行輸入天數。
設定提醒對象，剛剛在設定知識類型時，有設定一個「選擇成員」欄位，而勾選「使用對應知識類型欄位」，該欄位會出現在下方，供您選擇。您也可以選擇其他的提醒對象，如：文件建立者、文件夾管理者等等。
＊會以寄送「電子郵件」的方式提醒。
輸入「提醒通知的標題前綴字」，輸入的內容會顯示在提醒的電子郵件標題。輸入「提醒通知的原因」，輸入的內容會顯示在提醒的電子郵件內容中。
文件提醒設定完畢，點選右下角「儲存」即可。
新增文件
在知識館中新增文件，依欄位填寫資訊。在「選擇成員」欄位中，點選「新增」，及可以在彈跳視窗中選擇成員。
輸入關鍵字查詢成員，並點選欲加入的成員，該成員即會出現在「已選取成員」的框框中。選擇完畢，點選右下角「確定」。
資訊填寫完畢，點擊右上角「發佈」，系統即會以設定的時間，寄送提醒信給負責人。
提醒信
在整點時，系統會發送提醒信至電子信箱中。信件標題為：您輸入的「提醒通知的標題前綴字」＋文件名稱，信件內容會顯示該份文件的資訊，點擊文件的名稱，會導回至站台中。
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