機關共用的發文機關群組是由「發文人員」進行維護，當群組內要建立的發文機關較多時，可透過「批次新增」功能，下載範本填寫後匯入，即可快速完成設定。

步驟一：

操作路徑：發文作業>機關群組維護
進入後點選【批次新增】，會開啟「批次新增機關群組」視窗，接著點選【下載機關群組批次匯入表格】，會下載 OrganGroup.xlsx 檔案。

步驟二：

開啟匯入表格後，即可編輯需要匯入的資料，表頭的部分為「群組名稱」及「電子交換機關名稱/單位名稱」(如下圖藍框處)。

※ 表頭紅字表必填欄位
※ 請勿修改表頭文字，會造成匯入錯誤

1. 群組名稱：請輸入自己想要的群組名稱，亦可以同時匯入多個群組（如下圖橘框處）
   ※ 若已有存在相同的群組名稱，則無法匯入成功
2. 電子交換機關名稱/單位名稱：請輸入欲加入群組的電子交換機關名稱或是內部單位名稱（如下圖綠框處）
   ※ 機關單位名稱必須完整填入，避免匯入失敗
   ※ 若匯入表格中一群組內同時存在多筆相同的機關或單位名稱，或是系統內同時存在多筆相同的機關或單位名稱，則該筆資料無法匯入

步驟三：

於上傳視窗選擇已編輯完成的檔案後，點選【匯入】。
 

畫面上方出現「匯入作業成功」，即可在【機關群組維護】中看見匯入的群組。