1. 確認受文者機關是否支援電子交換：發文方式的選項是依據受文者的機關設定。如果該機關沒有開通電子交換功能，則在選擇發文方式時便不會出現電子交換的選項。您可以確認該機關是否支援電子發文。
2. 設定受文者時的操作：在設定受文者時，若對方機關不支援電子交換，系統只會提供於郵寄或人工交換的選項。