當您透過公文系統中的【電子交換平台＞公文資料夾＞發文查詢 >查詢 >點選文號 >受文者資訊】，會看到四種狀態，這四種狀態說明如下：

1.發文失敗：可能電子交換平台有問題或公文內容有問題或交換中心有問題，導致公文發文失敗，此時，使用者要請回到公文系統中重新發文。

2.公文已發送：電子交換平台已經將公文成功送到交換中心。

3.系統確認：交換中心已經收到該份公文。

4.收文方確認：交換中心已經交公文送到該機關而且該機關已經收到該份公文，這部分是電子交換中心會回傳，但有可能交換中心有時候同步會異常，導致，收文機關已經收到公文，但狀態沒有被更新。