說明

系統更新項目

收文作業

• 總收或單收分文送給「機關分文」或「單位分文」時，有「機關分文」或「單位分文」角色的人員會收到EMAIL通知

發文作業

• 新增【機關群組】的匯入功能

檔管作業

• 新增【分類號】的匯入功能

系統更新項目

收文作業

總收或單收分文送給「機關分文」或「單位分文」時，有「機關分文」或「單位分文」角色的人員會收到EMAIL通知

當總收分文給「機關分文」或「單位分文」時，有機關分文或該單位分文角色的人會收到 EMAIL 通知

以下圖為例：

總收→機關分文

總收→單位分文

單收→單位分文

發文作業

新增【機關群組】的匯入功能

於機關群組維護新增【批次新增】按鈕，提供使用者可以批次匯入機關群組

步驟一：
進入「機關群組維護」後點選【批次新增】，會開啟『批次新增機關群組』視窗，接著點選【下載機關群組批次匯入表格】，會下載『OrganGroup.xlsx』檔案

步驟二：
開啟匯入表格後，即可編輯需要匯入的資料，表頭的部分為『群組名稱』及『電子交換機關名稱/單位名稱』（如下圖藍框處）

※ 備註１：表頭紅字表必填欄位
※ 備註２：請勿修改表頭文字，會造成匯入錯誤

1. 『群組名稱』：請輸入自己想要的群組名稱，亦可以同時匯入多個群組（如下圖橘框處）
   ※ 備註：若已有存在相同的群組名稱，則無法匯入成功
2. 『電子交換機關名稱/單位名稱』：請輸入欲加入群組的電子交換機關名稱或是內部單位名稱（如下圖綠框處）
   ※ 備註1：機關單位名稱必須完整填入，避免匯入失敗
   ※ 備註2：若匯入表格中一群組內同時存在多筆相同的機關或單位名稱，或是系統內同時存在多筆相同的機關或單位名稱，則該筆資料無法匯入

步驟三：
於上傳視窗選擇已編輯完成的檔案後，點選【匯入】，即可將群組匯入成功案

檔管作業

新增【分類號】的匯入功能

於分類號維護新增【批次新增】按鈕，提供使用者可以批次匯入多筆分類號

步驟一：
進入「分類號維護」後點選【批次新增】，會開啟『批次新增分類號』視窗，接著點選【下載分類號批次匯入表格】，會下載『ClassNumber.xlsx』檔案

步驟二：
開啟匯入表格後，即可編輯需要匯入的資料，表頭的部分為『分類號』、『分類號名稱』、『保存年限』、『啟用日期』、『停用日期』、『內容描述』（如下圖藍框處）

※ 備註１：表頭紅字表必填欄位
※ 備註２：請勿修改表頭文字，會造成匯入錯誤

1. 『分類號』、『分類號名稱』：請輸入要匯入的分類號以及分類號名稱
2. 『保存年限』：請輸入該分類號的保存年限，若為永久保存則輸入 99
3. 『啟用日期』、『停用日期』：請輸入分類號的啟用日期或停用日期，啟用日期為必填欄位，若無停用日期可不填入，日期格式範例：110/01/01
4. 『內容描述』：若分類號有內容描述請輸入於此欄位，此欄位為非必填欄位，若無可不填入。

（以上１～４點請參考下圖橘框處）

步驟三：
於上傳視窗選擇已編輯完成的檔案後，點選【匯入】，即可將群組匯入成功