歸檔只有兩種情況，兩種角色可以執行。
一是發文人員，在公文發文結案後，到「待歸檔」中將公文送歸檔。
二是承辦人，當公文簽核完畢且決行以後，確定不需要發文的時候，直接送歸檔。
中間其他人在「待辦區」中看到該公文，都無法送歸檔。