系統採收發同號，收文文號及發文文號會是同一組號碼。

如果公文文號有空號：可能是創簽稿發文時，該流程號被分配給此創簽稿的發文文號。所以後續來文收文時會分配新的一組收/發文文號。

如果是創簽稿號有空號：可能是承辦人將創簽稿銷案(有記錄可查)，或是將草稿刪除(無記錄)，也有可是創簽稿後並未傳送出去，還只是草稿。