系統更新項目

• 承辦作業
• 為邁向永續環境、淨零碳排，線上簽核或電子發文皆會計算減碳數量
• 發文方式新增「Email 發文」

• 系統維護作業
• 提供系統訊息設定，系統維護人員可以設定公告
• 未發送啟用通知的帳號，前面會有紅色紙飛機提示訊息告知系統維護人員該使用者尚未發送啟用通知

承辦作業

為邁向永續環境、淨零碳排，線上簽核或電子發文皆會計算減碳數量

系統首頁上方新增訊息顯示目前減碳數量。

線上簽核公文在承辦人執行【傳送】時也會顯示減碳數量。
※ 備註：發文結案時亦會計算減碳數量，會直接加上總計不會額外訊息顯示。

碳排放計算公式：

1. 1 頁 A4 紙張的碳排放量為 18 公克。
2. 1 個附件計算為 3 張 A4 紙，也就是碳排放為 54 公克。
3. 1 份信封袋（1 個電子發文受文者）的碳排放量為 9 公克。

   ※ 僅函會計算受文者，稿不納入計算

EX. 函如果為 1 頁公文 + 1 個附件 + 1 個電子交換受文者，
碳排放即為：18 (1 頁公文) + 54 (1 個附件) + 9 (1 個電子交換受文者) = 81 公克。

※ 來源依據參考：產品碳足跡資訊網

發文方式新增「Email 發文」

發文方式可下拉選擇「Email 發文」，且選擇後須於右側「電子信箱」欄位輸入受文者的電子信箱。

發文結案時，系統會呈現 Email 發文預覽畫面，發文人員可於此畫面左方的受文者欄位切換不同受文者，檢視各 Email 受文者的公文畫面。

若沒有將各受文者都檢視過即點選【發文】按鈕，系統也會再次詢問發文人員是否要先檢視其他受文者的畫面。

確定內容無誤後，即可點選右下方的【發文】按鈕。

系統於發文結案的同時便會將公文用 Email 的方式發給受文者。

※ 備註：「機關代碼維護」也可為受文者機關設定電子信箱，設定後於公文文面新增受文者時，即會自動帶入電子信箱欄位。

系統維護作業

提供系統訊息設定，系統維護人員可以設定公告

於『系統維護』中，新增「系統訊息維護」功能，提供系統管理員可於此功能設定系統訊息給使用者查看。

點選【新增】開啟新增系統訊息視窗。

1. 紅色星號*為必填欄位
2. 生效日期：該訊息提供檢視的起始日期
3. 失效日期：此日期後系統即不會再顯示
4. 訊息種類下拉選單
   1. Mail Server Error：系統預設，不需選擇此項目
   2. 系統維護、使用者提示訊息：提供系統維護人員區分訊息種類，對一般使用者看到的訊息沒有差異
5. 訊息內容：撰寫訊息內容
6. 連結：可於此欄位填入訊息相關網址
7. 檔案說明：方便系統管理員紀錄上傳的檔案內容（使用者不會看到此文字）
8. 附件：可於此欄位上傳訊息相關附件

完成後點選【存檔】，使用者今日首次登入時即會顯示系統管理員設定的系統訊息，也可於右上角點選【系統訊息】再次檢閱。

未發送啟用通知的帳號，前面會有紅色紙飛機提示訊息告知系統維護人員該使用者尚未發送啟用通知

為讓系統管理員方便判斷，是否有新增的使用者尚未發送啟用通知，尚未發送啟用通知的帳號前面會有紅色紙飛機的圖示，游標移到帳號也會有文字提示顯示「此帳號尚未發送帳號啟用通知」。