函：各機關處理公務有下列情形之一時使用
一、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
二、下級機關對上級機關有所請求或報告時。
三、同級機關或不相隸屬機關間行文時。
四、民眾與機關間之申請及答復時。

書函：
一、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
二、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文。

所以一般的公文基本上都是建立函稿