發文人員若要將紙本發文改成電子發文，請參考以下步驟操作。

1. 確認機關是否支援電子發文：請確認受文者所在的機關是否支援電子發文，因為有些機關可能只接受紙本或人工發文。
2. 修改發文方式：如果該機關可以使用電子發文，請在【發文作業】的【待發文】中找到該公文，點選文號進入公文。
3. 進入公文後，選到正式發文的函，點擊【正本】進入受文者設定。
4. 將受文者的發文方式修改為【電子交換】選項。
5. 刪除並重新添加受文者：如果在選擇發文方式時只能看到人工或紙本的選項，建議您先刪除該受文者，再重新在【機關搜尋】中搜尋該機關，點選兩下加入受文者。