在公文已決行時，可以編輯函不可編輯稿；取消決行後可以編輯稿不能編輯函。
為了避免承辦人改錯，請發文人員在把公文退回給承辦前先把函刪除，承辦人員須取消決行以後才能編輯公文函稿，編輯以後請重新決行再送發文，發文人員待承辦人修改完公文後再重新稿轉文即可。